Mensurar o valor de uma ferramenta de gestão empresarial é uma tarefa difícil e depende de diversos fatores. Mas, com certeza, é possível verificar quando o sistema está trazendo mais problemas que soluções. Integração das informações e otimização dos processos são alguns dos benefícios que as empresas buscam na hora de adotar um Enterprise Resource Planning – o ERP. Por isso, a escolha da solução e da empresa prestadora do serviço é uma tarefa que deve seguir a diversos critérios de avaliação.
Manter-se competitivo sem um sistema eficiente é uma missão quase impossível e cada vez mais as organizações têm se dado conta disto. Tanto que os investimentos em softwares de gestão têm crescido. Projeções da e-Consulting apontam que em 2011 o setor deve registrar crescimento de 14,2%, movimentando R$ 2,04 bilhões. A demanda das empresas por ERPs e a expansão dos serviços oferecidos são os principais fatores que resultam no bom desempenho do setor, segundo a consultoria.
Qualquer produto ou serviço que oferece mais custos do que benefícios deve ser reavaliado e com o ERP não é diferente. Este é um sistema que requer investimentos e as vantagens são mais bem percebidas a médio e longo prazo, mas avaliar algumas questões pode ajudar a evitar problemas. Primeiro é preciso ficar claro que não existem ERPs bons ou ruins, e sim sistemas que atendem ou não as necessidades da empresa.
Partindo deste princípio, antes de investir em um sistema de gestão empresarial, é necessário avaliar quais são as reais demandas da organização. Iniciar a implantação de um sistema sem um bom planejamento é uma das principais causas do fracasso do projeto. Um bom começo é definir as estratégias da empresa para os próximos anos – por exemplo, se há previsão de abertura de filiais, se haverá lançamento de novos produtos, etc. Outro fator importante é perceber se a fornecedora de ERP terá capacidade e condições de corresponder com rapidez as dinâmicas mudanças que ocorrem nas empresas
Estas informações são fundamentais na hora de determinar o que é, ou não, importante no sistema. Desta forma, mesmo que algumas funções não sejam liberadas no início da implantação da solução, quando as mudanças acontecerem, o ERP terá que acompanhar a evolução da empresa e na velocidade necessária. Para que nenhuma ação seja ‘esquecida’, a definição das estratégias e das funcionalidades do sistema deve ser feita por representantes de todos os setores que utilizarão a solução.
Como deve acontecer na contratação de qualquer produto, busque empresas experientes e com um bom histórico de atuação. A implementação de um ERP é um processo complexo, relativamente longo e que pode demandar mudanças no plano inicial. Por isso, avalie bem a empresa que será contratada. Além disso, mais do que contratar uma prestadora de serviços, opte por realizar uma boa parceria. Assim, é possível passar pela implantação com o mínimo de conflitos.
Outra questão que precisa ser analisada com cautela é a forma como será feito o atendimento e o suporte. Estes são tópicos que demandam muitas reclamações. A maior parte das prestadoras de serviço cobra por visita, o que faz com que o cliente evite solicitar o serviço para poupar gastos extras. Por isso, opte por empresas que oferecem um plano mensal de contratação, assim haverá atendimento sempre que necessário e sem custos adicionais.
Como em qualquer serviço, não há como obter garantias de que não haverá nenhum problema com o software implantado. A escolha do ERP deve ser pensada a médio e longo prazo e não apenas visando as necessidades atuais da organização. Mas com planejamento, análise das funcionalidades e da evolução do sistema, certamente a probabilidade da ferramenta de gestão empresarial oferecer mais soluções do que problemas é bem maior.
* Por Paulo Silas, gerente de Relacionamento da SEND – desenvolvedora de soluções tecnológicas para gestão empresarial
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